СВІТЛО У КІНЦІ ТУНЕЛЮ

 Принципи та підходи до розробки і впровадження електронних реєстрів у сфері охорони здоров’я

У наш час ми страждаємо не стільки через брак інформації, скільки через надлишок непотрібної, неважливої інформації, яка не має жодного стосунку до виходу із кризових ситуацій. Знайдіть можливість відділити некорисне від важливого, і ви відчуєте, що контролюєте ситуацію.

Джеф О’Лірі, американський письменник, лектор, аналітик

Сьогодні питання електронних реєстрів в охороні здоров’я стає все більш актуальним та все частіше піднімається не лише прогресивною медичною громадськістю, але й на рівні Міністерства охорони здоров’я та регіональних управлінь. На це є вагомі причини.

З одного боку, досить складно справлятися з великими обсягами медичної інформації на паперових носіях – така система не дозволяє ефективно збирати та аналізувати медичні показники, вчасно отримувати необхідну інформацію про пацієнта для прийняття рішень.

З іншого боку, досвід європейських країн, які вже активно користуються електронними реєстрами у медицині, доводить, що це справді дієвий інструмент для роботи з медичною інформацією. Це може підтвердити і служба охорони здоров’я матері та дитини Волинської області, де за підтримки україно-швейцарської програми «Здоров’я матері та дитини» було розроблено та впроваджено перинатальний реєстр.

Спираючись на досвід Волині, пропонуємо розібратися, що таке електронний реєстр (пацієнтів) та на що варто звернути увагу при його розробці, щоб він запрацював дійсно ефективно.

За визначенням, електронний реєстр – це комп’ютеризована інформаційна система, яка містить визначену медичну інформацію про пацієнтів. Електронні реєстри можуть використовуватися у різних медичних сферах, наприклад, може бути створено реєстр пацієнтів з різними захворюваннями (цукровий діабет, туберкульоз тощо) або реєстр для певної медичної служби (перинатальної, хірургічної та ін.).

Однак, у якій би сфері реєстр не використовувався, він має на меті, насамперед, консолідувати та зробити доступними дані про пацієнтів певного закладу, регіону або країни для того, щоб їх можна було обробляти, аналізувати та використовувати для прийняття управлінських чи політичних рішень.

Наприклад, у США в багатьох штатах активно впроваджуються так звані реєстри імунізації (immunization registries), які дозволяють оцінювати ситуацію з вакцинацією населення: контролювати кількість провакцинованих осіб та планувати випуск вакцини. У Швеції функціонує Національний реєстр хворих на діабет (Sweden National Diabetes Registry), який дозволяє не лише якісно моніторувати ситуацію із цим захворюванням у країні, але й використовувати дані для аналізу ефективності лікування пацієнтів. У Нідерландах та Великобританії використовуються перинатальні реєстри (Netherlands Perinatal Registry та British Columbia Perinatal Database Registry відповідно), основна мета яких полягає у тому, щоб оцінити та покращити якість та ефективність надання допомоги вагітним жінкам.

Розробка будь-якого електронного реєстру – досить кропіткий процес, який полягає не лише у створенні електронної програми для внесення даних. Так, за інфорацією, поданою під час останнього Глобального форуму в Женеві (Global Health Forum, Geneva, 2014), розробка програмного забезпечення – це лише 20% від загального часу та ресурсів, необхідних для повноцінного впровадження реєстру в рутинну практику. Є багато аспектів, які мають бути враховані при створенні реєстру. Умовно поділимо їх на чотири групи – концептуальні, технічні, функціональні та організаційні – і розглянемо кожен з них детальніше.

 До концептуальних аспектів створення електронного реєстру можна віднести визначення мети і завдань, формату, структури та користувачів реєстру.

Насамперед, треба визначити мету та завдання реєстру – для чого саме він потрібен та які очікувані результати його використання. Наприклад, перинатальний реєстр, розроблений у межах україно-швейцарської програми «Здоров’я матері та дитини», покликаний задовольнити таку мету: мати повну і актуальну базу даних вагітних Волинської області для вчасного виявлення вагітних жінок з групи високого ризику та скерування їх, за потребою, на вищий рівень надання допомоги.

Коли визначено мету та завдання, потрібно подумати над форматом та структурою реєстру.

Формат реєстру стосується особливостей його використання: буде це програма, встановлена локально у конкретному закладі, або програма, яка працюватиме он-лайн та поєднуватиме декілька закладів певного району, регіону чи країни. Наприклад, зважаючи на мету перинатального реєстру, він впроваджується в усіх медичних закладах Волині, які надають перинатальну допомогу, та працює он-лайн.

Структура реєстру передбачає визначення основних «блоків» або розділів, форм для внесення інформації, звітів, які повинні формуватися на основі внесених даних. Тут варто зважити на те, що внесення інформації у реєстр вимагатиме часу медичних працівників (це попри наявну роботу з паперовими формами, які поки що ніхто не скасовував). Тому включати в реєстр варто лише потрібну інформацію, яка дійсно слугуватиме меті даного реєстру і зможе бути ефективно використана. Якщо ми говоримо про перинатальний реєстр, то у нього не варто включати інформацію про усі хвороби, які вагітна мала в анамнезі, а лише про ті захворювання, які можуть впливати на перебіг вагітності і пологів.

Наступний крок – визначити користувачів реєстру та врахувати їхні потреби. Усіх користувачів реєстру можна умовно розділити на дві основні категорії: користувачі, які вноситимуть у реєстр необхідну інформацію, та користувачі, які цю інформацію оброблятимуть і аналізуватимуть. Це можуть бути як різні фахівці, так і ті ж самі. Наприклад, для роботи з перинатальним реєстром залучені дві категорії користувачів – медичні працівники з жіночих консультацій та пологових стаціонарів, а також управлінці.

Перша група, тобто медичні працівники районних та обласних медичних закладів, працює над внесенням даних у електронний реєстр. Однак, вони також мають змогу формувати потрібні їм звіти у своїх закладах (наприклад, звітну форму №21).

Друга група – управлінці (обласного рівня) – мають доступ до інформації по всіх закладах області, можуть її аналізувати та формувати необхідні звіти (наприклад, по вагітним з групи високого ризику, які стоять на обліку у кожному із районних медичних закладів), і приймати на основі них виважені рішення (наприклад, яких вагітних для розродження потрібно перевести на обласний рівень).

До технічних аспектів розробки електронного реєстру можна віднести питання вибору програмної оболонки та захисту персональних даних.

При виборі технічної оболонки для розробки реєстру можливі декілька варіантів. Перший варіант – програма із закритими програмними кодами. Це означає, що будь-які зміни у програмі, її доопрацювання, оновлення та подальше технічне обслуговування зможе робити лише розробник. Другий варіант – програма із відкритими програмними кодами, коли розробник робить першу версію програми, а доробляти чи змінювати її може будь-хто інший, хто володіє навичками програмування. Наприклад, перинатальний реєстр створено саме за другим принципом, що є перевагою з точки зору можливості використання його у інших регіонах України, коли кожен зможе адаптувати реєстр під свої потреби.

Важливим є питання захисту персональних даних. Оскільки медична інформація зберігатиметься в електронному вигляді або передаватиметься через Інтернет, варто подумати про те, як вона буде захищена. Можна говорити про технічні та організаційно-правові підходи до захисту інформації.

Технічні підходи стосуються доступу до реєстру. Наприклад, у випадку перинатального реєстру кожен фахівець, який з ним працює (лікар, медична сестра чи керівник акушерської служби області), зареєстровані у системі, мають свій логін та пароль, а також «електронний ключ» (пристрій USB або CD з унікальним SSL-сертифікатом), без якого неможливо зайти у систему. Таким чином, жодна стороння людина не зможе потрапити до баз даних пацієнтів.

Окрім того, сервер, на якому зберігаються бази даних закладів, що працюють з реєстром, також має бути належним чином захищений від сторонніх осіб. Наприклад, сервер, на якому розміщено перинатальний реєстр, розташований у окремому приміщенні в обласній лікарні, куди мають доступ лише визначені фахівці.

Організаційно-правові моменти передбачають наявність затверджених правил щодо роботи з реєстром, яких мають дотримуватися користувачі. Наприклад, під час впровадження перинатального реєстру кожен користувач (фахівець, який отримав електронний «ключ» доступу до системи) підписав зобов’язання щодо заборони передавати стороннім особам свій «ключ» та розголошувати логін і пароль.

Функціональні аспекти стосуються питань забезпечення ефективної роботи реєстру. Тут варто звернути увагу на таке.

Потрібно забезпечити належне технічне обслуговування реєстру – перевірку коректної функціональності усіх опцій, перевірку програми на наявність вірусів, відстеження та блокування спроб несанкціонованого доступу до баз даних, регулярне збереження копій баз даних з сервера і т. п. Варто вирішити, хто це робитиме – розробник реєстру чи технічний фахівець закладу, в якому впроваджується реєстр.

А ще потрібно подумати про якість інформації у базах даних реєстру та мінімізацію можливих помилок при її внесенні. Для цього на етапі розробки реєстру варто закласти певні програмні функції для виявлення помилок (наприклад, система реагує на некоректно введену дату, незаповнені поля тощо) та уніфікувати інформацію, яка вводиться (наприклад, використовуючи класифікатори хвороб, уніфіковані назви діагнозів та медичних препаратів, створюючи опції «випадаючих списків» при заповненні полів та ін.). Також важливим аспектом для забезпечення якості даних та належного функціонування реєстру є навчання персоналу коректній роботі з програмою, вчасному і сумлінному внесенню інформації.

Організаційні аспекти роботи електронного реєстру передбачають створення технічної інфраструктури та підготовки персоналу для роботи з реєстром, а також визначення процедур роботи та використання реєстру.

Очевидно, що впровадити електронний реєстр можна лише за умови, що є сервер, на якому будуть розташовані бази даних реєстру; усі користувачі мають комп’ютери з доступом в Інтернет та вміють працювати з реєстром (пройшли відповідне навчання). А ще кожен користувач повинен розуміти «схему» роботи реєстру та чітко усвідомлювати свої функції у ній. Наприклад, користувачі перинатального реєстру, лікарі акушери-гінекологи та акушерки з жіночих консультацій (ЖК) кожної лікарні області, знають, що вони мають в той же день внести інформацію про вагітних, які відвідали ЖК протягом дня. А обласний спеціаліст з акушерства та гінекології знає, що він може у будь-який момент зайти у програму та сформувати звіт, якій міститиме актуальну інформацію.

Отже, як бачимо, створення електронного реєстру – тривалий процес, який потребує врахування багатьох передумов та чинників, що є вкрай важливими для розробки якісного продукту та його ефективного функціонування. Окрім того, одразу розробити такий продукт досить складно, оскільки потрібно розуміти, що наші уявлення про те, яким він має бути та те, як він працюватиме у реальних умовах, можуть дещо відрізнятися. А це означає, що потрібно бути готовими до процесу пілотування та подальшої доробки реєстру. Власне, так і відбувалося з впровадженням перинатального реєстру на Волині – між моментом, коли була готова перша версія реєстру (яку було протестовано у декількох закладах області) та оновленою версією (яка почала впроваджуватися в усіх закладах області), минуло трохи більше року. Однак вже з кінця 2012 року реєстр активно використовується в області та встиг довести свою ефективність, про що свідчить не лише задоволеність медичних фахівців Волині результатами його використання, але й зацікавленість у ньому іншими регіонами України.

Таким чином, в Україні вже є позитивний досвід створення та впровадження електронного реєстру, який може використовуватися для розробки інших електронних реєстрів, а україно-швейцарська програма «Здоров’я матері та дитини», зі свого боку, завжди готова цим досвідом поділитися.

Перинатальний реєстр, розроблений
в межах україно-швейцарської програми «Здоров’я матері та дитини»

• Електронний інструмент для збору, обробки та аналізу перинатальних даних з районів з метою покращення роботи системи перинатальної допомоги.
• Особливості реєстру:

        - дані уніфіковані відповідно до МКХ-10;

        - інформація доступна для аналізу, оцінки та прийняття рішень  у режимі реального часу;

        - розроблено систему захисту даних, у т. ч. доступ до інформації надається залежно від закладу та рівня надання допомоги.

• Впровадження реєстру у Волинській області відбувалося у декілька етапів: 2011–2012 рр. – пілотування реєстру на базі декількох закладів області, з листопада 2012 року – впровадження в усіх медичних закладах, які надають перинатальну допомогу в області.
• На сьогодні в реєстрі зареєстровано понад 250 користувачів з 17 медичних закладів області (16 районних та 1 обласного).
• Більше про перинатальний реєстр можна дізнатися на веб-сайті україно-швейцарської програми «Здоров’я матері та дитини» – www.mch.org.ua.